Guia das aplicações Microsoft 365 na I-COOP

Objetivo #

Explicar, para a equipe e a diretoria da I-COOP, o que cada aplicação do Microsoft 365 faz, quando usar, quais os limites e como ela se encaixa na operação atual e na arquitetura decidida para o projeto. O pedido partiu do Ademir em 22/09/2026: a equipe usa o Teams sem saber o que mais o pacote inclui.

O que este guia não é. Não é inventário do contrato, não é plano de migração e não aprova a substituição de nenhum sistema. Cada seção mostra uma oportunidade. A adoção de qualquer aplicação em processo operacional segue a direção já decidida pelo projeto: a Metis é o sistema operacional e o Teams é o canal de notificação.

Situação: confirmado × a confirmar #

Enquanto o inventário não chega, as colunas de disponibilidade abaixo refletem a documentação pública da Microsoft para os planos Business. Elas servem apenas como referência e não descrevem o contrato da I-COOP.

Pedido ao Juliano (via I-COOP) #

1. Nome exato dos produtos contratados e quantidade de cada (tela Faturamento → Seus produtos do Admin Center).
2. Lista de usuários com a licença atribuída a cada um.
3. Serviços habilitados ou desabilitados dentro das licenças (por exemplo, se Forms, Bookings ou Power Automate foram desligados).
4. Quais caixas já foram migradas do Titan e quais ainda não; se o registro SPF do Titan pode ser removido.
5. Aliases, grupos de distribuição e caixas compartilhadas já criados.
6. Quem tem papéis de administrador e se a MFA está obrigatória para eles.
7. Se é possível conceder o papel Leitor Global a uma conta do projeto, para inventariar sem alterar nada. Isso ajuda a descoberta, mas não é pré-requisito para este guia.

Como ler cada seção #

Cada aplicação segue o mesmo roteiro: o que faz, quando usar, limites, exemplo na I-COOP, relação com a Metis e primeiros passos com link oficial.

Legenda de disponibilidade (referência Microsoft, a confirmar no contrato): B = Business Basic, S = Business Standard, P = Business Premium.

1. Outlook e Exchange Online (e-mail, calendário, contatos) #

Disponibilidade: B, S, P.

• O que faz: e-mail corporativo com caixa de 50 GB por usuário, calendário compartilhado, contatos, arquivo morto, regras de caixa, caixas compartilhadas e grupos de distribuição. Acesso pelo navegador, aplicativo de desktop, celular e por clientes de e-mail autorizados.
• Quando usar: toda comunicação externa formal, agendamento de reuniões e recebimento de documentos que precisam ficar rastreáveis.
• Limites: a autenticação de aplicativos por usuário e senha simples está desativada no Exchange Online; sistemas que enviam ou leem e-mail precisam de um método moderno. Regras de caixa não são importáveis do Titan, mas podem ser recriadas.
• Exemplo na I-COOP: a caixa de faturas (energia@) está perto do limite de 10 GB no Titan e concentra cerca de 40 regras de triagem de faturas. No Exchange a cota é cinco vezes maior e o roteiro de recriação das regras já foi preparado pelo projeto. Antes de migrar essa caixa é preciso saber quem a acessa e quais sistemas leem ou enviam por ela.
• Relação com a Metis: nenhuma direta. O e-mail continua sendo canal de entrada de documentos; o que a Metis fará com eles é decisão do processo.
• Primeiros passos: Introdução ao Outlook na web · Caixas compartilhadas

2. Microsoft Teams (conversas, reuniões, canais) #

Disponibilidade: incluído nos planos com Teams; existem variantes sem Teams. A confirmar.

• O que faz: chat individual e em grupo, equipes com canais por assunto, reuniões com gravação e transcrição, compartilhamento de arquivos (guardados no SharePoint da equipe) e aplicativos integrados.
• Quando usar: conversa interna do dia a dia, reuniões e recebimento de notificações operacionais em canais.
• Limites: o Teams não é sistema de registro. Uma mensagem em canal não substitui um status no sistema. Canais privados têm suporte limitado para bots e Workflows. Webhooks antigos (Connectors) estão em descontinuação; novos usam o aplicativo Workflows.
• Exemplo na I-COOP: as quatro filas do Rocket.Chat (propostas, contratos, troca de titularidade, ficha de matrícula) somam 578 mensagens em 30 dias e devem passar a chegar em canais do Teams, conforme o plano Rocket.Chat → Teams desta mesma pasta.
• Relação com a Metis: o Teams é o canal de entrega das notificações que a Metis gera. Não é a fonte do processo.
• Primeiros passos: Primeiros passos no Teams · Webhooks com Workflows

3. OneDrive (arquivos pessoais de trabalho) #

Disponibilidade: B, S, P (1 TB por usuário).

• O que faz: armazena os arquivos de cada pessoa, sincroniza com o computador e permite compartilhar com link ou por pessoa, com histórico de versões e lixeira.
• Quando usar: rascunhos e arquivos que pertencem a uma pessoa. Quando o arquivo é da área ou do processo, ele deve ficar no SharePoint.
• Limites: quando alguém sai da cooperativa, o OneDrive dela precisa ser transferido antes de a conta ser removida, senão os arquivos se perdem com o prazo de retenção.
• Exemplo na I-COOP: planilhas que hoje vivem no computador de um responsável (rateio, inadimplência) ganham backup e versão só por existir no OneDrive, mesmo antes de qualquer migração.
• Relação com a Metis: nenhuma. É armazenamento, não controle.
• Primeiros passos: Introdução ao OneDrive

4. SharePoint (arquivos da área e intranet) #

Disponibilidade: B, S, P (1 TB por organização mais 10 GB por licença, a confirmar).

• O que faz: sites por equipe ou área com bibliotecas de documentos, permissões por pasta ou biblioteca, versões, metadados e páginas de intranet. Toda equipe do Teams tem um site SharePoint por trás.
• Quando usar: documentos que pertencem ao processo ou à área, não à pessoa: contratos, propostas, procedimentos, atas.
• Limites: migrar o Google Drive para o SharePoint muda caminhos, identificadores e permissões. Sistemas que leem o Drive (extrator de faturas e automações do n8n) param se a origem for movida sem ajuste.
• Exemplo na I-COOP: esta base de conhecimento é o primeiro conteúdo publicado no SharePoint. Procedimentos e fluxos do projeto podem entrar desde já; as pastas de faturas usadas pelo faturamento não devem ser movidas sem plano.
• Relação com a Metis: a Metis gera propostas e documentos; onde eles serão guardados (Metis, SharePoint ou ambos) é decisão pendente.
• Primeiros passos: O que é o SharePoint

5. Word, Excel e PowerPoint #

Disponibilidade: versão web e celular em B; versão instalada no computador em S e P.

• O que faz: edição de documentos, planilhas e apresentações, com coautoria em tempo real quando o arquivo está no OneDrive ou SharePoint.
• Quando usar: produção de documentos. Se o plano for Basic, a equipe edita só no navegador, o que basta para a maioria dos usos, mas limita macros e recursos avançados do Excel.
• Limites: planilha continua sendo planilha. Coautoria não resolve controle de processo, identificador único, status ou auditoria.
• Exemplo na I-COOP: as planilhas de rateio e faturamento passam a ter versão e coautoria. Isso reduz o risco de "arquivo mais recente no e-mail de alguém", mas não as transforma em sistema.
• Relação com a Metis: a direção do projeto é que a Metis substitua os controles em planilhas. O Excel no 365 é ferramenta de transição e de análise, não a fonte oficial de dados operacionais.
• Primeiros passos: Office na web

6. OneNote (anotações) #

Disponibilidade: B, S, P.

• O que faz: blocos de anotações compartilháveis, organizados em seções e páginas, com busca em texto e imagens.
• Quando usar: atas de reunião, anotações de atendimento, rascunhos de procedimentos.
• Limites: não é gerenciador de tarefas nem repositório oficial de documentos.
• Exemplo na I-COOP: um bloco por área com as reuniões de levantamento de processo conduzidas com cada responsável.
• Relação com a Metis: nenhuma.
• Primeiros passos: Tarefas básicas no OneNote

7. Planner e To Do (tarefas) #

Disponibilidade: B, S, P.

• O que faz: quadros de tarefas por equipe (Planner), com responsável, prazo, lista de verificação e comentários, e lista pessoal (To Do) que reúne as tarefas atribuídas à pessoa. Aparece como guia dentro do Teams.
• Quando usar: acompanhar trabalho de equipe que não é um registro de negócio: projetos internos, pendências de reunião, tarefas de TI.
• Limites: não tem relatórios avançados sem Power BI, não tem regras de negócio e não deve receber "uma tarefa por cooperado".
• Exemplo na I-COOP: as pendências de cada responsável de área no plano de transição podem viver num Planner da diretoria, no lugar de mensagens soltas.
• Relação com a Metis: tarefas de processo (por exemplo, "revisar proposta X") pertencem à Metis. O Planner fica com o trabalho de gestão e projeto.
• Primeiros passos: Introdução ao Planner

8. Forms (formulários e pesquisas) #

Disponibilidade: B, S, P.

• O que faz: formulários e questionários com respostas em Excel, aceitando respostas internas ou anônimas externas.
• Quando usar: pesquisas de satisfação, inscrição em eventos, coleta interna rápida.
• Limites: não tem validação de negócio, não numera protocolos, não integra com CRM sem Power Automate, e respostas externas não identificam quem respondeu.
• Exemplo na I-COOP: pesquisa de satisfação de cooperados após atendimento ou após a virada de sistema. Não usar para ficha de matrícula ou proposta: esses são eventos de processo com identificador, status e responsável, que pertencem à Metis; criar um Forms paralelo geraria dois controles.
• Relação com a Metis: complementar, para coleta que não gera registro operacional.
• Primeiros passos: Criar um formulário

9. Lists (listas estruturadas) #

Disponibilidade: B, S, P.

• O que faz: tabelas com tipos de coluna, formulários de entrada, visões, alertas e histórico de versão por item, sobre o SharePoint.
• Quando usar: cadastros simples e internos que não são objeto de processo: inventário de equipamentos, lista de contatos de distribuidoras, controle de acessos de TI.
• Limites: não é banco de dados relacional, não tem transações nem regras entre listas. Migrar uma planilha operacional para o Lists cria um controle paralelo à Metis.
• Exemplo na I-COOP: o mapa de sistemas desta base poderia ser publicado como lista para a diretoria consultar. Planilhas de rateio, faturamento ou inadimplência não vão para o Lists.
• Relação com a Metis: só para dados de apoio que a Metis não precisa dominar.
• Primeiros passos: Introdução ao Lists

10. Bookings (agendamento) #

Disponibilidade: B, S, P (a confirmar; alguns planos antigos não incluem).

• O que faz: página pública de agendamento ligada ao calendário da equipe, com confirmação e lembrete por e-mail, e serviços com duração definida.
• Quando usar: reuniões comerciais com interessados, horário de atendimento agendado, visitas a usinas.
• Limites: não é fila de atendimento nem CRM; não registra o resultado da reunião.
• Exemplo na I-COOP: a equipe de vendas (Miriam e Júnior) publica um link "agende uma conversa" no site ou no WhatsApp, e a reunião cai no calendário de quem estiver disponível.
• Relação com a Metis: o agendamento é anterior ao processo; se a reunião gerar proposta, isso nasce na Metis.
• Primeiros passos: Introdução ao Bookings

11. Power Automate (automações incluídas) #

Disponibilidade: direitos limitados incluídos em B, S, P; cenários avançados exigem licença Power Automate separada.

• O que faz: fluxos automáticos entre as aplicações do 365 (e-mail chegou → salvar anexo no SharePoint → avisar no Teams) e o aplicativo Workflows dentro do Teams.
• Quando usar: automações de escritório entre serviços Microsoft e lembretes.
• Limites: o plano incluído cobre apenas conectores padrão. Conector HTTP genérico, SQL, bancos externos e automação de desktop são premium e exigem licença adicional por usuário ou por fluxo. Há cotas diárias de execução por usuário. Fluxos pertencem a quem os cria; sem coproprietário, morrem quando a pessoa sai.
• Exemplo na I-COOP: receber as notificações da Metis ou do n8n num canal do Teams via webhook do Workflows está no plano incluído. Substituir as automações do n8n que falam com o banco, o CRM ou o Asaas não está: isso exigiria conectores premium e não é objetivo do projeto.
• Relação com a Metis: ponte de notificação, não motor de processo. O n8n continua como ponte durante a transição.
• Primeiros passos: Introdução ao Power Automate · Tipos de licença

12. Loop e Whiteboard (colaboração visual) #

Disponibilidade: Whiteboard em B, S, P; Loop a confirmar por plano.

• O que faz: Loop cria componentes vivos (tabela, lista, parágrafo) que podem ser colados no Teams, Outlook e Word e ficam sincronizados. Whiteboard é quadro branco para reuniões.
• Quando usar: pautas de reunião que todos editam, brainstorm, desenho rápido de processo.
• Limites: conteúdo fica em espaço próprio, com governança menos madura que o SharePoint. Não usar para documento oficial.
• Exemplo na I-COOP: pauta viva das reuniões semanais com os responsáveis de área.
• Relação com a Metis: nenhuma.
• Primeiros passos: Introdução ao Loop

13. Stream e Clipchamp (vídeo) #

Disponibilidade: Stream em B, S, P; Clipchamp em S e P (a confirmar).

• O que faz: Stream guarda e reproduz gravações de reunião e vídeos internos, com transcrição pesquisável. Clipchamp edita vídeo.
• Quando usar: gravação de treinamentos e das reuniões de levantamento de processo; tutoriais curtos de sistema.
• Limites: vídeos ocupam cota do OneDrive ou SharePoint de quem gravou.
• Exemplo na I-COOP: treinamentos da virada para a Metis e tutoriais do atendimento podem ser publicados aqui.
• Relação com a Metis: apoio a treinamento.
• Primeiros passos: Stream no SharePoint

14. Copilot Chat (assistente com proteção de dados) #

Disponibilidade: Copilot Chat gratuito para contas de trabalho em B, S, P; Copilot dentro do Word, Excel e Teams é complemento pago por usuário.

• O que faz: chat com modelo de inteligência artificial e pesquisa na web, com proteção de dados corporativa: os textos enviados não treinam o modelo. A versão paga lê os arquivos e e-mails da pessoa dentro do tenant.
• Quando usar: redigir e-mails, resumir textos, rascunhar procedimentos, com dados que a pessoa já pode ver.
• Limites: sem a versão paga, ele não enxerga arquivos do SharePoint nem reuniões. Não usar com dados pessoais de cooperados fora da conta corporativa.
• Exemplo na I-COOP: hoje há uso de contas pessoais de outras ferramentas de IA; o Copilot Chat na conta corporativa cobre o uso básico com governança.
• Relação com a Metis: nenhuma.
• Primeiros passos: Copilot Chat

15. Administração, identidade e segurança (Entra ID, Admin Center) #

Disponibilidade: Admin Center e Entra ID Free em B, S, P; Acesso Condicional, Intune e Defender for Business somente em P.

• O que faz: gerencia usuários, licenças, domínios, grupos, MFA, dispositivos e políticas. É onde se define quem entra e com quê.
• Quando usar: sempre, pela conta de TI. É o núcleo de governança do tenant.
• Limites: com Entra Free, a MFA vem pelos "padrões de segurança" (para todos ou ninguém). Regras por local, dispositivo ou aplicativo exigem Premium. Gestão de notebooks (Intune) e antivírus gerenciado (Defender) também são só Premium.
• Exemplo na I-COOP: a primeira entrega de valor do 365 pode ser MFA para todos e uma conta por pessoa, sem nenhuma migração de sistema.
• Relação com a Metis: a Metis pode autenticar via Entra ID (login único) se suportar; a confirmar com o fornecedor.
• Primeiros passos: Admin Center · Padrões de segurança

Matriz de referência por plano (a confirmar no contrato) #

Fonte: Planos Microsoft 365 para empresas. A coluna correta para a I-COOP será preenchida quando o Juliano enviar a relação de produtos.

Regras de convivência com a Metis (resumo para apresentar) #

1. Registro de negócio nasce na Metis: proposta, contrato, matrícula, troca de titularidade, rateio, faturamento, inadimplência.
2. Teams recebe o aviso, não substitui o status.
3. Planilhas de controle não migram para Lists ou Forms; elas são substituídas pela Metis, e o Excel fica para análise.
4. Documentos oficiais vivem em um só lugar (Metis ou SharePoint, a decidir). Enquanto não há decisão, nada sai do Drive que o faturamento e o n8n leem.
5. Automação premium não entra sem justificativa e licença; o n8n segue como ponte.
6. Segurança primeiro: uma conta por pessoa e MFA para todos são ganhos imediatos que não dependem de migrar nada.

Próximos passos deste guia #

1. Ademir encaminha o pedido ao Juliano (seção "Pedido ao Juliano").
2. Com a relação de produtos em mãos, apagar as colunas que não se aplicam e marcar cada aplicação como "disponível" ou "não contratada".
3. Validar os exemplos com os responsáveis de área citados.
4. Produzir a versão de apresentação (slides ou documento) a partir deste texto, no formato que a I-COOP preferir.
5. Registrar no documento de pendências qualquer serviço desabilitado ou licença faltante que apareça no inventário.